Quy định đóng gói được GHTK đưa ra nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển từ Người gửi tới khách hàng. Việc đóng gói đúng quy cách giúp bảo vệ hàng hóa, giảm tình trạng trả hàng, tiết kiệm chi phí cho Người gửi.

Khi có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển, quy định đóng gói hàng hóa dùng làm căn cứ quy chiếu trách nhiệm cho các bên liên quan

I. Quy định đóng gói hàng hóa chung

• Tất cả các bưu kiện đều phải đóng gói sẵn sàng trước khi vận chuyển, được niêm phong bởi Người Bán. GHTK sẽ chỉ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo nguyên tắc “nguyên đai, nguyên kiện”, và sẽ không chịu trách nhiệm với nội dung hàng hóa bên trong nếu sản phẩm được giao tới tay Người Mua/hoàn về tay Người Bán trong tình trạng còn nguyên niêm phong và bao bì không bị rách/vỡ/ướt/móp méo.
• Hàng hóa đóng gói cần chịu được các tác động lực khi vận chuyển (bị đè lên, bốc vác, bê xếp,….) và các tác động tự nhiên trong điều kiện môi trường bình thường (nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm)
• Khi đóng gói cần sử dụng vật nhồi chèn như giấy báo vò nhàu, hạt xốp hoặc giấy bọt khí để chèn kín các khoảng trống, tránh sự chuyển động của hàng hóa bên trong hộp khi vận chuyển

Chèn hạt xốp để hàng hóa không bị xê dịch khi vận chuyển

• Gói kín bằng băng keo, đảm bảo không rơi sản phẩm ra khỏi bao bì trong quá trình vận chuyển. Không dùng dây thừng, dây vải để đóng gói.
• Với các mặt hàng dễ bị bẩn, ướt, cần đặt vào túi nylon dán kín bằng băng dính trước khi đóng gói.
• Hóa đơn hay tài liệu hướng dẫn sử dụng cần để trong thùng hàng trước khi đóng gói, không dán bên ngoài thùng.
• Gom các bộ phận nhỏ hoặc các sản phẩm dạng hạt có thể bị đổ ra vào trong thùng niêm phong chắc chắn, như túi vải hoặc túi dệt plastic, rồi cho kiện hàng vào trong hộp cứng.
• Đối với các hàng hóa có hình dạng đặc biệt hoặc khác thường, tối thiểu phải bao gói và dán băng keo cho tất cả các cạnh sắc nhọn hoặc lồi ra
• Các hàng hóa đặc biệt như chất lỏng, hàng dễ vỡ, hàng dễ móp méo, dễ nóng chảy… phải được đóng gói để đáp ứng được với điều kiện vận chuyển. Những loại hàng hóa này phải được dán cảnh báo đặc biệt ở ngoài thùng hàng.

Dán cảnh bảo đối với các loại hàng đặc biệt

• Trên bao bì tất cả các bưu kiện đều phải có thông tin:
  1. Thông tin Người nhận, bao gồm: Tên người nhận, số điện thoại và địa chỉ người nhận
  2. Mã vận đơn của đơn hàng
  3. Ghi chú hàng không vận chuyển được bằng đường hàng không (nếu có ít nhất 01 sản phẩm trong bưu kiện nằm trong nhóm sản phẩm không thể vận chuyển bằng đường hàng không) – (Xem thêm tại phụ lục phía dưới)

• GHTK có quyền bóc mở bưu kiện để kiểm tra nội dung hàng hóa trong trường hợp nghi ngờ Người bán gửi sản phẩm không hỗ trợ vận chuyển hoặc có hành vi gửi hộp rỗng không chứa hàng

II. Quy định đóng gói chi tiết 

 1. Hóa Mỹ phẩm

Hướng dẫn bọc hàng hóa mỹ phẩm

• Hàng mỹ phẩm dạng chai lọ phải được bịt kín và cố định nắp sản phẩm, đảm bảo chất lỏng không bị chảy ra ngoài (cả kể khi dốc ngược chai lọ).
• Bên ngoài sản phẩm được bọc kín, chèn vật liệu chống va đập và chống thấm nước, lấp đầy khoảng không trong hộp để không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.

2. Hàng là đồ thủy tinh, gốm sứ, hàng dễ vỡ

Giấy bọt khí

• Các sản phẩm bằng chất liệu: nhựa mỏng, thủy tinh, pha lê, sành, sứ, gốm, đất nung, thạch cao, sản phẩm chứa chất lỏng bên trong, v.v…  khi vận chuyển sẽ có rủi ro rất lớn nếu không có chế độ cảnh báo và vận chuyển riêng. Do vậy, GHTK có quyền từ chối hỗ trợ vận chuyển nếu đánh giá đơn hàng có rủi ro lớn khi vận chuyển hoặc do đối tác vận chuyển không đáp ứng được điều kiện để vận chuyển bưu kiện dễ vỡ đó.
• Nếu Người bán vẫn mong muốn bán các sản phẩm này và yêu cầu GHTK  hỗ trợ vận chuyển, thì trách nhiệm gói bọc đảm bảo an toàn, cảnh báo bên ngoài gói bọc và chịu rủi ro do vận chuyển nếu xảy ra bể vỡ, hỏng hóc hoàn toàn thuộc về Người Bán.
• Sử dụng giấy bọt khí bọc kín mọi góc cạnh của sản phẩm từ 2- 3 lớp.
• Khi đóng gói vào thùng carton, phải chèn các vật liệu (như xốp hoặc mút, hạt xốp, tấm bọt khí…) kín 6 mặt để đảm bảo hàng hóa không xê dịch khi vận chuyển. Ở ngoài phải dán cảnh báo hàng dễ vỡ.
• Các hàng hóa dễ vỡ dùng hai lần hộp phải có lớp xốp bọc quanh bên ngoài hộp nhỏ.

3. Đồ điện tử, đồ công nghệ

Hướng dẫn gói hàng điện tử công nghệ

• Với đặc thù dễ hư hại nếu gặp môi trường có độ ẩm cao, trong qua trình nâng đỡ, di chuyển. Các mặt hàng điển tử cần phải được bọc kỹ bằng các loại vật liệu chống va đập (giấy bọt khí, mút mềm, mút xốp), chèn lót xung quanh để không bị xê dịch khi vận chuyển.
• Nếu sản phẩm không có hộp của NSX: Người gửi cần gói kín sản phẩm, sử dụng chất liệu đệm là miếng bọt được làm từ chất liệu polyetylen (PE), polyuretan (PU) hoặc giấy bọt khí bọc quanh sản phẩm, dùng băng dính cố định chặt các góc. Đối với sản phẩm còn nguyên hộp, nguyên seal từ NSX, chỉ cần quấn giấy bọt khí xung quanh hộp của NSX.
• Sau đó dùng thùng carton có kích thước phù hợp bọc phía ngoài. (Không sử dụng thùng carton có kích thước lớn hơn quá nhiều so với hàng hóa). Các mặt của thùng carton cũng cần chèn xốp, các vật liệu chống va đập để tránh hư hỏng, xước xát sản phẩm trong quá trình vận chuyển.

4. Sách & Văn phòng phẩm

Sử dụng ống nhựa để gói hàng hóa dạng tranh vẽ, bản đồ

• Với hàng hoá dạng mảnh như tranh vẽ, bản đồ…, những đồ dễ rách nát cần được cuộn tròn, cho vào ống nhựa hay các ống bằng bìa carton cứng, bịt kín 2 đầu ống. Hoặc cho vào cặp tài liệu, đồng thời đóng gói vào thùng carton cứng có hình dạng phù hợp, không quá lớn so với sản phẩm.
• Sách báo, tạp chí, catalog, tài liệu…, cần được bọc nilon để tránh xước, đặt trong hộp carton không quá lớn so với sản phẩm.

5. Thực phẩm khô

Sử dụng túi hút chân không để đóng gói thực phẩm khô

• Các mặt hàng thực phẩm khô cần được đóng gói bằng nhiều lớp, kín, chống ẩm và va đập (với thực phẩm dễ vỡ vụn), hút chân không để không ảnh hưởng chất lượng thực phẩm sau quá trình vẫn chuyển.
• Được quấn kỹ sẽ tránh phát ra mùi thu hút động vật/côn trùng trước khi đóng hộp.
• Cần lưu ý về điều kiện lưu giữ thực phẩm (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm) cũng như hạn sử dụng để tránh các trường hợp thực phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Không nhận vận chuyển với sản phẩm có date ngắn hạn, sản phẩm cần có date ít nhất là 01 tháng.

6. Quần áo, giày túi, bỉm tã

Hướng dẫn đóng gói hàng quần áo

• Trong trường hợp còn hộp của nhà sản xuất, chỉ cần bao bọc bên ngoài bằng túi nilong thường và dùng băng keo bọc kín gói hàng
• Nếu không có hộp của nhà sản xuất, cần bọc thêm một lớp bọt khí trước khi cho túi nilong thường và dùng băng keo bọc kín gói hàng.
• Các mặt hàng quần áo cần được gấp gọn trước khi đóng gói.
• Giày, dép, túi xách cần phải có hộp carton bên ngoài

7. Đồ gia dụng lớn

Hướng dẫn đóng gói đồ gia dụng lớn

• Chèn thêm xốp 6 mặt sản phẩm độ dày tối thiểu 5cm bao quanh trước khi cho vào thùng hàng. Thùng hộp carton cần sử dụng loại carton 3 lớp để đảm bảo an toàn khi vận chuyển. Các mối nối, nếp gấp cần được niêm phong lại kỹ bằng băng dính.

8. Xếp nhiều hàng hóa nhỏ trong cùng gói hàng

• Cần tách riêng và bọc từng mặt hàng riêng sau đó mới xếp vào thùng carton. Cuối cùng dán băng dính kín miệng hộp carton. Các sản phẩm tách riêng cũng cần đóng gói theo đúng quy định đối với loại sản phẩm đó.
• Không để sát nhau, khoảng không giữa 2 vật cần được lấp đầy bời các vật liệu chống va đập.

Phụ lục hàng cấm vận chuyển

• Các chất ma túy và chất kích thích thần kinh.
• Vũ khí đạn dược, trang thiết bị kỹ thuật quân sự.
• Các loại văn hóa phẩm đồi trụy, phản động; ấn phẩm, tài liệu nhằm phá hoại trật tự công cộng chống lại Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
• Vật hoặc chất dễ nổ, dễ cháy và các chất gây nguy hiểm hoặc làm mất vệ sinh, gây ô nhiễm môi trường.
• Các loại vật phẩm hàng hóa mà nhà nước cấm lưu thông, cấm kinh doanh, cấm xuất khẩu, nhập khẩu.
• Sinh vật sống, thực phẩm yêu cầu bảo quản.
• Vật phẩm, ấn phẩm, hàng hóa cấm nhập vào nước nhận.
• Tiền Việt Nam, nước ngoài và các giấy tờ có giá trị như tiền; hóa đơn GTGT, giấy tờ không thể cấp lại.
• Các loại kim khí quý (vàng, bạc, bạch kim…), các loại đá quí hay các sản phẩm khác được chế biến từ kim khí quí, đá quí

Phụ lục Hàng cấm vận chuyển theo đường hàng không

• Chất khí (Bình gas, bình xịt phòng, bình xịt côn trùng, xịt tóc, bình ô-xy để thở,…)
• Chất lỏng dễ cháy (Sơn, xăng, dầu, cồn, rượu, keo dán, nước hoa,…)
• Chất rắn dễ cháy (Bột kim loại, bột hóa chất, v.v..)
• Chất ô xy hóa
• Sản phẩm có từ trường (Nam châm)
• Trang sức, các hàng hóa có giá trị cao
• Thiết bị điện tử có tích điện: Pin, pin sạc dự phòng, điện thoại di động, máy cạo râu dùng pin, v.v..
• Một số hàng hóa khác theo quy định hàng không

Lưu ý: hàng hóa ghi tên sản phẩm bằng Tiếng Anh hoặc tên sản phẩm không rõ ràng cũng sẽ được GHTK liệt vào mục hàng hóa cấm vận chuyển theo đường hàng không.

Người Bán có trách nhiệm ghi chú rõ ràng thông tin “Hàng không vận chuyển hàng không” lên trên gói hàng Trường hợp Người Bán không ghi chú rõ ràng dẫn đến việc hàng hóa bị thu giữ, tiêu hủy, vận chuyển chậm hoặc không thể vận chuyển được, GHTK sẽ không chịu trách nhiệm.

Xem thêm: Tổng quan điểm gửi hàng